Chương III: Về tổ chức hoạt động
Điều 1: Cơ cấu tổ chức của Hội
Hội được cấu thành từ các ban bao gồm: Ban Chấp hành, Ban Cố vấn, mỗi ban có nhiệm
vụ và chức năng riêng nhưng hoạt động tương tác hỗ trợ lẫn nhau.
Điều 2: Ban Chấp hành
1. Ban Chấp hành là bộ phận quản lý cao nhất của Hội, được bầu bởi các thành viên nòng cốt chính thức trong Hội (bao gồm 15 thành viên), nhiệm kỳ của ban là 2 (hai) năm.
2. Nhiệm vụ của Ban Chấp hành
2.1. Tổ chức triển khai thực hiện các nghị quyết, điều lệ, thông báo, thông tin (nếu có) từ Đại sứ quán Việt Nam xuống các Chi hội người Việt ở địa phương.
2.2. Cung cấp các văn bản pháp luật, tài liệu thông tin pháp lý của pháp luật Việt Nam, pháp luật Nhật Bản đến các chi hội.
2.3. Tư vấn, cung cấp, hướng dẫn các ý kiến pháp lý, giúp cho người được tư vấn hiểu được quyền và lợi ích hợp pháp của mình trên cơ sở quy định của pháp luật Việt Nam và Nhật Bản.
2.4. Quyết định chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Hội.
2.5. Chuẩn bị nội dung và quyết định triệu tập các thành viên chính thức nhằm chuẩn bị cho Ban chấp hành nhiệm kỳ tiếp theo.
2.6. Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy của Hội, ban hành Quy chế hoạt động, quy chế quản lý, sử dụng tài chính, tài sản của Hội, quy chế khen thưởng, kỷ luật, các quy định trong nội bộ sao cho phù hợp với quy định của pháp luật và điều lệ Hội.
2.7. Bầu, miễn nhiệm Chủ tịch, các phó Chủ tịch, ủy viên ban Chấp hành; bầu bổ sung ủy viên Ban chấp hành. Số lượng ủy viên bầu bổ sung không được quá 1/3 (một phần ba) số lượng ủy viên đã được quyết định.
3. Nguyên tắc hoạt động của Ban Chấp hành:
3.1. Ban Chấp hành hoạt động theo quy chế của hội, tuân thủ quy định của pháp luật và Điều lệ Hội.
3.2. Ban Chấp hành họp mỗi năm 04 (bốn) lần, có thể họp bất thường khi có yêu cầu của Đại sứ quán hoặc trên 1/2 (một phần hai) tổng số ủy viên Ban Chấp hành đề nghị.
3.3. Các cuộc họp ban Chấp hành là hợp lệ khi có 2/3 (hai phần ba) số thành viên ban tham gia dự họp. Ban Chấp hành có thể biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín. Việc quy định hình thức biểu quyết do Ban Chấp hành quyết định
3.4. Các nghị quyết, quyết định của ban Chấp hành được thông qua khi có ít nhất 2/3 (hai phần ba) tổng số ủy viên dự họp biểu quyết tán thành.
3.5. Xem xét khen thưởng, kỷ luật hội viên.
Điều 3: Ban cố vấn
1. Nhiệm kỳ của Ban cố vấn cùng với nhiệm kỳ Chấp hành.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Cố vấn:
2.1. Kiểm tra, giám sát hoạt động của Ban Chấp hành để kịp thời góp ý về những mối nguy cơ hoặc những cơ hội phát triển mới.
2.2. Tham mưu, tư vấn và giúp ban Chấp hành tìm ra phương thức giải quyết hợp tình hợp lý cho những vấn đề khó khăn của cộng đồng
2.3. Tham mưu, tư vấn cho Ban Chấp hành về các lĩnh vực chuyên môn như luật pháp, văn hóa giáo dục, xã hội, tài chính.
Điều 4: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội
1. Chủ tịch Hội là người đại diện pháp nhân của Hội trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Hội. Chủ tịch Hội do Ban Chấp hành bầu trong số các thành viên Hội. Tiêu chuẩn Chủ tịch Hội do Ban Chấp hành quy định.
2. Nhiệm kỳ của Chủ tịch Hội là 02 (hai) năm, cùng với nhiệm kỳ của Ban Chấp hành.
3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hội:
3.1. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy chế hoạt động của Ban Chấp hành.
3.2. Chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập Hội, cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực hoạt động của Hội, trước Ban Chấp hành về mọi hoạt động của Hội; chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của Hội theo quy định của pháp luật, và nghị quyết, quyết định của Ban Chấp hành.
3.3. Chủ trì các phiên họp của Ban Chấp hành; trực tiếp điều hành hoạt động của Ban chấp hành theo quy định của pháp luật và Chấp lệ Hội.
Trong trường hợp một phiên họp không thể được triệu tập kịp thời để đáp ứng một tình huống khẩn cấp, Chủ tịch cùng Phó Chủ tịch thường trực được quyền giải quyết vấn đề cấp bách và sau đó phải tường trình đầy đủ cho ban Chấp hành trong vòng 1 (một) tuần.
3.4. Chấp hành các công việc ngoại vụ với các giới chính quyền, truyền thông và công chúng.
3.5. Thay mặt Ban Chấp hành ký các văn bản của Hội.
3.6. Thay mặt Hội trong các công tác đối nội, đối ngoại theo quy định của pháp luật
3.7. Ký quyết định thành lập tổ chức và các đơn vị trực thuộc Hội theo quy định của pháp luật
3.8. Chịu trách nhiệm phân công công tác đối với các Phó Chủ tịch trong từng lĩnh vực công việc của Hội.
3.9. Ký quyết định kết nạp, khai trừ hội viên, khen thưởng các đơn vị, tổ chức, các cá nhân trực thuộc Hội hoặc có đóng góp cho sự phát triển của Hội theo quy định của pháp luật
3.10. Khi Chủ tịch Hội vắng mặt, việc chỉ đạo, điều hành giải quyết công việc của Hội được ủy quyền bằng văn bản cho một Phó Chủ tịch Hội.
Điều 5: Chủ tịch Danh dự (nếu có)
Chủ tịch Danh dự là người có uy tín và có ảnh hưởng lớn đến cộng đồng người Việt Nam
tại Saitama hoặc/và Nhật Bản, được cộng động công nhận.
Điều 6: Phó Chủ tịch
1. Phó Chủ tịch phải được Ban Chấp hành bầu trong số các thành viên Ban Chấp hành. Tiêu chuẩn Phó Chủ tịch do Ban Chấp hành quy định.
2. Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ đạo, điều hành công tác của Hội theo sự phân công của Chủ tịch; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội và trước pháp luật về công việc được Chủ tịch phân công hoặc ủy quyền. Phó Chủ tịch thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy chế hoạt động của Ban chấp hành.
3. Phó Chủ tịch do Ban Chấp hành bầu, miễn nhiệm.
4. Quản lý tài liệu của Liên hiệp hội theo quy định chung.
5. Thư ký các cuộc họp của Ban Chấp hành hội.
6. Phó Chủ tịch thường trực là một trong 03 (ba) Phó chủ tịch trong Hội, là người do Ban chấp hành bầu ra, có trách nhiệm điều hành công việc hàng ngày của Hội theo nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác và theo quy chế của Hội đã được Ban chấp hành thông qua.