Chương Ⅰ: Quy định chung
Điều 1: Tên gọi chung
1. Tên gọi: Hiệp Hội người Việt Nam tại tỉnh Saitama
2. Tên tiếng Anh: Vietnamese Association in Saitama
3. Tên viết tắt tiếng Anh: “VAS”
4. Tên tiếng Nhật: 一般社団法在さいたまベトナム協会
6. Mã số thuế: 0300-05-021404
5. Logo và slogan: “Mỗi người chúng ta là một đại sứ Phụng sự cộng đồng”
6. Ngày thành lập: 11/09/2023
Điều 2: Tôn chỉ và mục đích hoạt động
1. Tôn chỉ hoạt động:
Hiệp Hội người Việt Nam tại tỉnh Saitama (viết tắt “VAS”), (sau đây được viết gọn là “Hiệp Hội”) là tổ chức chính thống được Đại Sứ Quán Việt Nam tại Nhật Bản chính thức công nhận, có vai trò nòng cốt trong việc đoàn kết người Việt Nam đang sinh sống trong toàn tỉnh Saitama, góp phần hình thành cộng đồng người Việt Nam mang đậm bản sắc, văn hóa dân tộc trên đất nước Nhật Bản.
2. Mục đích hoạt động:
Hội hướng tới xây dựng cộng đồng có bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam của người Việt
Nam tại tỉnh Saitama và tăng cường bảo vệ quyền lợi công dân Việt Nam.
Hội góp phần tăng cường và cải thiện quan hệ đoàn kết hữu nghị, sự hiểu biết lẫn nhau giữa nhân dân Việt Nam và nhân dân Nhật Bản tại tỉnh Saitama.
Điều 3: Nguyên tắc, phạm vi và lĩnh vực hoạt động
1. Nguyên tắc:
Hội hoạt động theo nguyên tắc: Tự nguyện, tự quản, bình đẳng, công khai, minh bạch,
không vì mục đích lợi nhuận, không tư lợi cá nhân, không liên quan đến tôn giáo, không liên quan đến chính trị và tuyệt đối tuân thủ Hiến pháp, pháp luật của nước Cộng hòa Xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam và Nhật Bản.
2. Phạm vi:
Hội có phạm vi hoạt động trên toàn tỉnh Saitama.
3. Lĩnh vực hoạt động:
Tham gia công tác vận động, tập hợp người Việt Nam tại Nhật Bản hướng về quê hương,
Tổ quốc, tổ chức các hoạt động nhằm tăng cường quan hệ hữu nghị và hợp tác giữa Việt Nam với Nhật Bản trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học, kỹ thuật...
Hướng dẫn, hỗ trợ các Hội nhóm thành viên (nếu có) trong hoạt động hòa bình, đoàn kết,
hữu nghị, hợp tác giữa nhân dân Việt Nam và Nhật Bản. Cùng với các Hội nhóm thành viên mở rộng, đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ đối tác nhằm góp phần củng cố, tăng cường quan hệ hữu nghị và hợp tác giữa nhân dân Việt Nam với Nhật Bản.
Tham gia góp ý kiến xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công tác
đối ngoại nhân dân, kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với các vấn đề liên quan tới sự phát triển của cộng đồng người Việt Nam tại tỉnh Saitama.
Chương II: Về sứ mệnh và tầm nhìn
Điều 1. Sứ mệnh:
Hội nhập thành công vào xã hội Nhật Bản trong khi vẫn giữ gìn cho được bản sắc văn hóa Việt Nam.
Điều 2. Tầm nhìn:
- Xác định dứt khoát: giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc là nhiệm vụ của mỗi người Việt Nam, để làm sao chúng ta có thể hội nhập thành công với xã hội Nhật Bản mà không bị hòa tan.
- Không có mặc cảm tự ti dân tộc. Chúng ta nên nhớ rằng mọi dân tộc là bình đẳng. Xem tất cả các dân tộc là bình đẳng là thể hiện tư duy hiện đại, nhân văn.
- Làm sứ giả văn hóa. Không chỉ có nhiệm vụ giữ gìn bản sắc dân tộc, chúng ta còn có trách nhiệm quảng bá văn hóa Việt Nam đến với người Nhật. Để làm được điều này, chúng ta phải am hiểu văn hóa dân tộc mình. Văn hóa dân tộc ở đây rút gọn lại là lịch sử, phong tục tập quán.
- Liên kết chặt chẽ với cộng đồng người Việt Nam tại các tỉnh thành khác trên nước Nhật, thông qua các chương trình hành động cụ thể để đóng vai trò nòng cốt trong lực lượng người Việt Nam tại Nhật Bản, qua đó góp phần thiết thực đóng góp xây dựng quê hương, đất nước Việt Nam.
Chương III: Về tổ chức hoạt động
Điều 1: Cơ cấu tổ chức của Hội
Hội được cấu thành từ các ban bao gồm: Ban Chấp hành, Ban Cố vấn, mỗi ban có nhiệm
vụ và chức năng riêng nhưng hoạt động tương tác hỗ trợ lẫn nhau.
Điều 2: Ban Chấp hành
1. Ban Chấp hành là bộ phận quản lý cao nhất của Hội, được bầu bởi các thành viên nòng cốt chính thức trong Hội (bao gồm 15 thành viên), nhiệm kỳ của ban là 2 (hai) năm.
2. Nhiệm vụ của Ban Chấp hành
2.1. Tổ chức triển khai thực hiện các nghị quyết, điều lệ, thông báo, thông tin (nếu có) từ Đại sứ quán Việt Nam xuống các Chi hội người Việt ở địa phương.
2.2. Cung cấp các văn bản pháp luật, tài liệu thông tin pháp lý của pháp luật Việt Nam, pháp luật Nhật Bản đến các chi hội.
2.3. Tư vấn, cung cấp, hướng dẫn các ý kiến pháp lý, giúp cho người được tư vấn hiểu được quyền và lợi ích hợp pháp của mình trên cơ sở quy định của pháp luật Việt Nam và Nhật Bản.
2.4. Quyết định chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Hội.
2.5. Chuẩn bị nội dung và quyết định triệu tập các thành viên chính thức nhằm chuẩn bị cho Ban chấp hành nhiệm kỳ tiếp theo.
2.6. Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy của Hội, ban hành Quy chế hoạt động, quy chế quản lý, sử dụng tài chính, tài sản của Hội, quy chế khen thưởng, kỷ luật, các quy định trong nội bộ sao cho phù hợp với quy định của pháp luật và điều lệ Hội.
2.7. Bầu, miễn nhiệm Chủ tịch, các phó Chủ tịch, ủy viên ban Chấp hành; bầu bổ sung ủy viên Ban chấp hành. Số lượng ủy viên bầu bổ sung không được quá 1/3 (một phần ba) số lượng ủy viên đã được quyết định.
3. Nguyên tắc hoạt động của Ban Chấp hành:
3.1. Ban Chấp hành hoạt động theo quy chế của hội, tuân thủ quy định của pháp luật và Điều lệ Hội.
3.2. Ban Chấp hành họp mỗi năm 04 (bốn) lần, có thể họp bất thường khi có yêu cầu của Đại sứ quán hoặc trên 1/2 (một phần hai) tổng số ủy viên Ban Chấp hành đề nghị.
3.3. Các cuộc họp ban Chấp hành là hợp lệ khi có 2/3 (hai phần ba) số thành viên ban tham gia dự họp. Ban Chấp hành có thể biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín. Việc quy định hình thức biểu quyết do Ban Chấp hành quyết định
3.4. Các nghị quyết, quyết định của ban Chấp hành được thông qua khi có ít nhất 2/3 (hai phần ba) tổng số ủy viên dự họp biểu quyết tán thành.
3.5. Xem xét khen thưởng, kỷ luật hội viên.
Điều 3: Ban cố vấn
1. Nhiệm kỳ của Ban cố vấn cùng với nhiệm kỳ Chấp hành.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Cố vấn:
2.1. Kiểm tra, giám sát hoạt động của Ban Chấp hành để kịp thời góp ý về những mối nguy cơ hoặc những cơ hội phát triển mới.
2.2. Tham mưu, tư vấn và giúp ban Chấp hành tìm ra phương thức giải quyết hợp tình hợp lý cho những vấn đề khó khăn của cộng đồng
2.3. Tham mưu, tư vấn cho Ban Chấp hành về các lĩnh vực chuyên môn như luật pháp, văn hóa giáo dục, xã hội, tài chính.
Điều 4: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội
1. Chủ tịch Hội là người đại diện pháp nhân của Hội trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Hội. Chủ tịch Hội do Ban Chấp hành bầu trong số các thành viên Hội. Tiêu chuẩn Chủ tịch Hội do Ban Chấp hành quy định.
2. Nhiệm kỳ của Chủ tịch Hội là 02 (hai) năm, cùng với nhiệm kỳ của Ban Chấp hành.
3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hội:
3.1. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy chế hoạt động của Ban Chấp hành.
3.2. Chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập Hội, cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực hoạt động của Hội, trước Ban Chấp hành về mọi hoạt động của Hội; chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của Hội theo quy định của pháp luật, và nghị quyết, quyết định của Ban Chấp hành.
3.3. Chủ trì các phiên họp của Ban Chấp hành; trực tiếp điều hành hoạt động của Ban chấp hành theo quy định của pháp luật và Chấp lệ Hội.
Trong trường hợp một phiên họp không thể được triệu tập kịp thời để đáp ứng một tình huống khẩn cấp, Chủ tịch cùng Phó Chủ tịch thường trực được quyền giải quyết vấn đề cấp bách và sau đó phải tường trình đầy đủ cho ban Chấp hành trong vòng 1 (một) tuần.
3.4. Chấp hành các công việc ngoại vụ với các giới chính quyền, truyền thông và công chúng.
3.5. Thay mặt Ban Chấp hành ký các văn bản của Hội.
3.6. Thay mặt Hội trong các công tác đối nội, đối ngoại theo quy định của pháp luật
3.7. Ký quyết định thành lập tổ chức và các đơn vị trực thuộc Hội theo quy định của pháp luật
3.8. Chịu trách nhiệm phân công công tác đối với các Phó Chủ tịch trong từng lĩnh vực công việc của Hội.
3.9. Ký quyết định kết nạp, khai trừ hội viên, khen thưởng các đơn vị, tổ chức, các cá nhân trực thuộc Hội hoặc có đóng góp cho sự phát triển của Hội theo quy định của pháp luật
3.10. Khi Chủ tịch Hội vắng mặt, việc chỉ đạo, điều hành giải quyết công việc của Hội được ủy quyền bằng văn bản cho một Phó Chủ tịch Hội.
Điều 5: Chủ tịch Danh dự (nếu có)
Chủ tịch Danh dự là người có uy tín và có ảnh hưởng lớn đến cộng đồng người Việt Nam
tại Saitama hoặc/và Nhật Bản, được cộng động công nhận.
Điều 6: Phó Chủ tịch
1. Phó Chủ tịch phải được Ban Chấp hành bầu trong số các thành viên Ban Chấp hành. Tiêu chuẩn Phó Chủ tịch do Ban Chấp hành quy định.
2. Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch chỉ đạo, điều hành công tác của Hội theo sự phân công của Chủ tịch; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội và trước pháp luật về công việc được Chủ tịch phân công hoặc ủy quyền. Phó Chủ tịch thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy chế hoạt động của Ban chấp hành.
3. Phó Chủ tịch do Ban Chấp hành bầu, miễn nhiệm.
4. Quản lý tài liệu của Liên hiệp hội theo quy định chung.
5. Thư ký các cuộc họp của Ban Chấp hành hội.
6. Phó Chủ tịch thường trực là một trong 03 (ba) Phó chủ tịch trong Hội, là người do Ban chấp hành bầu ra, có trách nhiệm điều hành công việc hàng ngày của Hội theo nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác và theo quy chế của Hội đã được Ban chấp hành thông qua.
Chương IV: Về nhóm thành viên
Điều 1: Tiêu chuẩn của nhóm thành viên
Nhóm thành viên là các nhóm của người Việt Nam hoặc kiều bào gốc Việt đang học tập,
làm việc, sinh sống tại Saitama, đã tán thành Điều lệ và Tổ chức hoạt động của Hội người Việt tại Saitama (viết tắt, Điều lệ Hội), có nguyện vọng tự nguyện gia nhập Hội, đã thông báo chính thức nguyện vọng này bằng văn bản đến Ban Thường vụ Hội, và đã nhận được sự chấp thuận chính thức cũng bằng văn bản từ Ban chấp hành Hội.
Điều 2: Quyền lợi của các nhóm thành viên
1. Cử 01 người đại diện tham gia Ban chấp hành Hội theo quy định về tổ chức Ban chấp hành;
2. Có quyền tham gia hiệp thương và đề cử các ứng viên tham gia Ban chấp hành Hội theo quy định về tổ chức Ban chấp hành;
3. Tham gia thảo luận và quyết định các vấn đề của Hội thông qua người đại diện trong Ban chấp hành Hội;
4. Được Hội chia sẻ thông tin, thông báo và tham vấn ý kiến về các vấn đề của Hội cũng như về các vấn đề của cộng đồng người Việt tại tỉnh Saitama và trên toàn Nhật Bản ;
5. Tham gia các hoạt động do Hội tổ chức hoặc tham gia tổ chức;
6. Hưởng các quyền lợi do Hội quy định;
7. Yêu cầu Hội giúp đỡ bảo vệ các quyền lợi hợp pháp và hợp lý của mình;
8. Yêu cầu Hội giúp đỡ xúc tiến hoạt động bằng các nguồn lực chung;
9. Được yêu cầu về việc chấm dứt tư cách hội thành viên của Hội.
Điều 3: Nghĩa vụ của nhóm thành viên
1. Tuân thủ Điều lệ và các quy định khác của Hội;
2. Thực hiện các quyết định của Ban chấp hành Hội;
3. Đề cử thành viên tham gia Ban chấp hành theo quy định về tổ chức Ban chấp hành.
4. Chủ động tìm cách triển khai các chủ trương và lồng ghép các hoạt động của Hội vào hoạt động của nhóm mình, tích cực tham gia các hoạt động của Hội trong liên kết với hoạt động của các nhóm thành viên khác, đoàn kết, hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau cùng mở rộng ảnh hưởng và nâng cao vị thế của Hội cũng như của các nhóm thành viên, nhằm xây dựng và tăng cường các nguồn lực chung của Hội và của cộng đồng người Việt ở Saitama.
Điều 4: Thẩm quyền và thủ tục kết nạp/chấm dứt tư cách nhóm thành viên
1. Thẩm quyền và thủ tục kết nạp hội đoàn thành nhóm thành viên:
Nhóm muốn được xét kết nạp cần thông báo chính thức bằng văn bản đến Ban Thường vụ của Hội về nguyện vọng tự nguyện gia nhập Hội. Văn bản thông báo nguyện vọng tự nguyện gia nhập Liên hiệp cần thể hiện việc đã tổ chức lấy ý kiến rộng rãi trong thành viên của nhóm về việc tán thành Chấp lệ Hội, và việc nhóm có nguyện vọng tự nguyện gia nhập Hội, và được đa số thành viên hội đoàn tán thành.
Việc thảo luận và xem xét kết nạp một nhóm thành viên được thực hiện trong khuôn khổ
các cuộc họp thường kỳ và họp bất thường của Ban chấp hành Hội, với kết quả thảo luận
được chính thức hóa bằng quyết định kết nạp nhóm thành viên Hội, ghi trong Biên bản họp Ban chấp hành Hội, và được thông báo đến nhóm thành viên. Để việc kết nạp được chấp thuận, cần có sự tán thành của đa số quá bán số thành viên chính thức của Ban chấp hành Hội tại thời điểm thảo luận và xem xét.
2. Thẩm quyền và thủ tục chấm dứt tư cách nhóm thành viên:
Trường hợp tự nguyện thoát ly Hội:
Hội đoàn muốn được xét chấm dứt tư cách nhóm thành viên cần thông báo chính thức bằng văn bản đến Ban Thường vụ của Hội về nguyện vọng thoát ly Hội. Văn bản thông báo nguyện vọng thoát ly cần thể hiện việc đã tổ chức lấy ý kiến rộng rãi trong thành viên của hội đoàn về việc thoát ly Hội, và được đa số quá bán số thành viên hội đoàn tán thành.
Trường hợp bắt buộc thoát ly Hội:
Mỗi thành viên của Ban Thường vụ Hội có quyền đề nghị Ban Chấp hành Hội xtôi xét
chấm dứt tư cách Hội thành viên của một hội đoàn đang tham gia.
Một nhóm thành viên Ban Chấp hành với số người vượt quá một phần ba số thành viên
chính thức của Ban Chấp hành Liên hiệp cũng có quyền đề nghị Ban Chấp hành xtôi xét chấm dứt tư cách nhóm thành viên của một hội đoàn đang tham gia.
Thẩm quyền và thủ tục quyết định:
Việc thảo luận và xem xét chấm dứt tư cách nhóm thành viên của một hội đoàn đang tham
gia Hội, cả trong trường hợp tự nguyện thoát ly cũng như trường hợp bắt buộc thoát ly, được thực hiện trong khuôn khổ các cuộc họp thường kỳ hoặc họp bất thường của Ban chấp hành, với kết quả thảo luận được chính thức hóa bằng quyết định chấm dứt tư cách nhóm thành viên, ghi trong Biên bản họp Ban Chấp hành Hội, và được thông báo đến hội đoàn liên quan. Để việc chấm dứt tư cách nhóm thành viên được chấp thuận, cần có sự tán thành của đa số quá bán số thành viên chính thức của Ban Chấp hành tại thời điểm thảo luận và xem xét.